Privacy nelle strutture ricettive: le indicazioni del Garante sui documenti di identità

Il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente richiamato l’attenzione dei gestori di strutture ricettive sulle corrette modalità di trattamento dei documenti di identità degli ospiti.
Il provvedimento nasce a seguito dell’aumento di segnalazioni, reclami e violazioni dei dati personali (data breach) nel settore turistico-ricettivo, e riguarda non solo le imprese, ma anche attività come B&B e locazioni turistiche gestite in forma non imprenditoriale.

Le criticità emerse
Tra le principali problematiche rilevate figurano pratiche non conformi alla normativa, come:
• la raccolta di documenti tramite foto con smartphone
• l’invio di copie tramite app di messaggistica (es. WhatsApp)
• la conservazione non sicura dei dati
Queste modalità espongono a rischi significativi per la tutela dei dati personali e non rispettano le disposizioni vigenti.

Cosa prevede la normativa
La normativa stabilisce obblighi precisi per i gestori delle strutture ricettive:
• l’identificazione degli ospiti è obbligatoria ai sensi dell’art. 109 del TULPS
• i dati devono essere trasmessi alle Autorità tramite il sistema “Alloggiati Web”
• il trattamento è lecito secondo il GDPR (art. 6, par. 1, lett. c)
Tuttavia, è importante chiarire un punto fondamentale:
👉 è obbligatoria la comunicazione dei dati, non la loro conservazione presso la struttura
In particolare:
• i dati vengono conservati per 5 anni nei sistemi del Ministero dell’Interno
• il gestore deve cancellare i dati subito dopo la trasmissione
• eventuali documenti cartacei devono essere distrutti
• va conservata solo la ricevuta di invio (per 5 anni)

Divieti e obblighi principali
Il Garante ribadisce alcune regole fondamentali:
• ❌ non è consentito conservare copie dei documenti oltre il tempo necessario
• ✅ è obbligatorio adottare adeguate misure di sicurezza (art. 32 GDPR)
• ⚠️ in caso di data breach, è necessaria la notifica entro 72 ore

Le indicazioni operative
Per garantire la conformità normativa, si raccomanda di:
• formare il personale sul corretto trattamento dei dati
• fornire informative chiare agli ospiti
• regolamentare i rapporti con fornitori e software gestionali
• evitare strumenti non idonei (foto, app di messaggistica, archivi non sicuri)
• raccogliere solo i dati strettamente necessari

Il supporto di Confcommercio Marche Centrali
Per aiutare le imprese ad adeguarsi alla normativa privacy, Confcommercio Marche Centrali offre un servizio completo di consulenza e assistenza, che include:
• redazione e aggiornamento della documentazione obbligatoria
• verifica della conformità dei siti web
• analisi dei sistemi di sicurezza informatica
• gestione delle procedure di data breach
• organizzazione di corsi di formazione

Un tema cruciale per il settore turistico
La corretta gestione dei dati personali rappresenta oggi un aspetto centrale per le strutture ricettive, non solo per evitare sanzioni, ma anche per garantire fiducia e trasparenza nei confronti degli ospiti.
Per maggiori informazioni o per richiedere assistenza, è possibile contattare gli uffici di Confcommercio Marche Centrali.